西北大学档案管理办法

第一章 总  则

第一条  为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案在教学、科研、管理和服务社会中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案是记录学校工作发展的重要依据,学校所属单位和个人应该遵照本办法,承担保护和移交档案的义务。

第四条  档案工作是学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入整体工作计划和相关考核,实行统一领导,集中管理。

第二章  机构、人员和职责

第五条  学校档案工作由校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条  档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是保存和提供利用学校档案的专门机构,同时还肩负着校史校志研究与爱国爱校教育等任务。档案馆根据工作需要,设立相应的内部机构,负责学校档案的接收、管理、利用、技术保护、编研等工作。档案馆的管理职责是: 

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)组织协调学校各部门档案工作,对校内档案分室和各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查; 

(四)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、销毁学校各类档案及有关资料,定期检查档案的保管情况;

(五)编制检索工具,编研、出版学校档案和校史资料,开发档案信息资源; 

(六)组织实施档案信息化、数字化建设和电子文件归档工作;

(七)开展档案的开放和利用工作;

(八)开展学校档案工作人员的业务培训;

(九)利用学校档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(十)负责校史、校志编纂日常工作和校史展览馆布展工作;

(十一)开展国内外档案、校史学术研究和交流活动;

(十二)完成上级和学校交办的其他任务。

第七条  学校各单位要确定一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案工作人员。

(一)学校各单位档案工作基本职责:

1.贯彻执行档案工作有关法律、法规、方针、政策及有关规章制度; 

2.制订本单位档案工作制度和计划; 

3.将档案工作纳入计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;

4.开展档案宣传工作,提高师生员工的档案意识;

5.按时移交档案,做到立卷规范,归档材料齐全、完整。

(二)学校各单位分管档案工作的负责人职责:

1.学习并执行档案工作有关法律、法规、方针、政策及有关规章制度;

2.制订本单位档案工作管理制度,把档案工作纳入本单位工作计划和规划,并督促各部门及有关人员执行;

3.及时布置、监督、检查、审核本单位档案归档工作;

4.协调解决本单位在档案形成、立卷、移交、保管、利用等过程中出现的问题;

5.拟定本单位档案工作中的重要奖惩和其他重大事项。

(三)学校各单位专(兼)职档案工作人员职责:

1.执行学校档案工作有关规定,组织本单位人员做好本单位档案及有关材料的收集、保管、整理、立卷、归档等工作;

2.负责存放在本单位的档案材料的分类、组卷、编目、登记、保管和利用等工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

3.做好本单位档案文件材料的安全保密工作;

4.接受学校档案馆的业务培训、指导、监督和检查。

第八条  需要特殊保管条件或利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立档案分室单独保管。档案分室是学校档案馆的分支机构,由所在单位领导,接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。档案分室每年要定期向档案馆报送新增档案目录。

第九条  学校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十条  学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制。

第十一条  对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按照有关规定予以补助。

第三章  档案管理

第十二条  学校档案包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类、人物类、实物类、重大活动类等。学校根据实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、实物、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十三条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。重大科研成果鉴定、评审,基建项目竣工验收,重大设备开箱验收等工作,必须有档案馆参加。凡未按照规定进行档案验收或档案验收不合格的科研课题、基本建设项目、仪器设备,档案馆有权拒绝签署意见。

立卷人按照纸质和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录、填写备考表和案卷封面,在档案管理信息系统进行信息著录、电子文件上传,经本单位分管档案工作的负责人检查合格并签字后向学校档案馆移交。学校档案馆应派人指导立卷工作。

第十四条  学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)执行。

第十五条  档案材料归档时间

(一)学校党政管理部门形成的档案材料、各院(系、所、室、中心)形成的教学档案材料和其他教学综合管理文件材料、产品生产类档案和出版物类档案在次年6月底前归档;

(二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档;

(三)基建类档案应当在项目完成后三个月内归档;

(四)仪器设备类档案应当在完成验收后的六个月内归档;

(五)财会类档案在会计年度终了后,暂由档案生成单位保管三年,期满后向学校档案馆移交;

(六)各立卷单位形成的人物类档案和实物类档案即时归档;

(七)重大活动类档案应当在活动结束后两个月内归档。

第十六条  对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经学校有关部门(含档案馆、学校保密委员会办公室、纪委办公室和有关业务部门)鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十七条  档案馆应采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第十八条  学校与其他单位分工协作完成的项目,档案馆应当保存一套完整档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送学校档案馆保存。

第十九条  教职工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

对于教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。根据需要,学校档案馆可以提供档案寄存服务。

第二十条  加强学校档案资源体系建设,对于与学校有关的各种档案史料的征集,由档案馆制定专门的制度和办法。实物档案原则上由学校档案馆集中管理。既是文物和图书资料,又是档案史料的各类材料,学校档案馆与博物馆、图书馆等部门开展业务协作,相互提供重复件、复制件和目录。

第二十一条  档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长和分管校领导报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十二条  档案馆应当加强档案统计工作,认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十三条  档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校同意,任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的; 

(三)涉及个人隐私的; 

(四)档案形成单位按规定限制利用的。

第二十四条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家和学校的有关规定办理。

第二十五条  阅览、复制和摘录未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门审查批准。

第二十六条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆负责人批准。

加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十七条  档案馆设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18—1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为学校和社会利用档案创造便利条件。

第二十八条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

第二十九条  寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十条  档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案材料形成单位同意,并报请校长批准。

第三十一条  档案馆应采取多种形式,积极开展档案宣传、校史研究和校史教育工作。

第五章  条件保障

第三十二条  学校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的正常需求。

第三十三条  学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或新建。

存放涉密档案应当设有专门库房或专柜,由专人负责管理。

档案库房应当配备恒温、恒湿、防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施,确保档案安全。

第三十四条  学校应当设立专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第六章  奖励与处罚

第三十五条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的; 

(三)在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的;

(四)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(五)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

(六)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十六条  有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和直接责任人员给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附    则

第三十七条  本办法由档案馆负责解释。

第三十八条  本办法自公布之日起执行。

西北大学校长办公室 2015年12月29日印

原文件下载:西北大学档案管理办法


< 上一篇

西北大学法律事务工作暂行办法

西北大学合同印鉴暂行管理办法

下一篇 >